ANNONCE
Det er mandag morgen, og arbejdsdagen er knap begyndt. Computeren tænder som normalt, men pludselig kan du ikke åbne dine dokumenter. E-mailen virker heller ikke, og kunden, der venter på et tilbud, ringer for at høre, hvornår det kommer.
For selvstændige og mindre virksomheder kan sådan en situation hurtigt blive stressende. Særligt hvis arbejdet foregår fra et hjemmekontor, hvor der ikke sidder en IT-afdeling længere nede ad gangen.
Vi er blevet vant til, at vores digitale værktøjer bare fungerer. Regnskaber, kundekontakter, kalenderaftaler og projektfiler ligger på computeren eller i skyen. Først når adgangen forsvinder, opdager vi, hvor afhængige vi egentlig er af dem.
Derfor er det fornuftigt at have en plan for, hvad der skal ske, hvis teknikken svigter. Ikke en omfattende manual, som ingen får læst, men en overskuelig beskrivelse af, hvordan arbejdet kan fortsætte, og hvem der skal kontaktes.
Hvad skal fungere, når alt andet står stille?
Det første skridt er at finde ud af, hvilke digitale systemer virksomheden er mest afhængig af.
For en selvstændig grafiker kan det være adgang til designfiler og kundekorrespondance. For en mindre webshop er ordresystemet og betalingsløsningen måske afgørende. En håndværksvirksomhed har derimod brug for adgang til aftaler, tilbud og oplysninger om dagens opgaver.
Behovene er forskellige, og derfor skal beredskabet tilpasses den enkelte virksomhed.
En god måde at begynde på er at forestille sig, at arbejdscomputeren ikke kan bruges i et helt døgn.
Hvilke opgaver går i stå? Kan kunderne stadig få fat i dig? Og findes der en anden måde at få adgang til de vigtigste oplysninger på?
Svarene giver et billede af, hvor virksomheden er mest sårbar.
Hos Azend kan man læse om, hvordan en IT beredskabsplan bliver opbygget med blandt andet risikovurdering, ansvarsfordeling, backup og procedurer for genoprettelse.
Virksomheden arbejder også med at fastlægge, hvilke systemer der skal genetableres først, og hvor længe virksomheden kan undvære dem.
Det er en vigtig prioritering. Hvis både virksomhedens hjemmeside, økonomisystem og interne dokumenter bliver utilgængelige, er det ikke nødvendigvis alle funktioner, der skal genoprettes samtidig.
Måske er det vigtigst først at genskabe adgangen til dagens kundeopgaver. Andre systemer kan vente nogle timer, uden at det får større konsekvenser.
Det afgørende er, at prioriteringen er tænkt igennem, inden problemet opstår.
En enkel nødplan kan gøre en stor forskel
Mange forbinder IT-beredskab med store virksomheder, serverrum og avancerede sikkerhedssystemer. Men også en mindre virksomhed kan have glæde af at skrive nogle få procedurer ned.
Faktisk anbefaler Sikkerdigital.dk, at virksomheder som minimum har en nødplan, der beskriver, hvad de skal gøre ved en alvorlig IT-sikkerhedshændelse.
For en selvstændig kan planen begynde med én side.
Den bør som minimum give svar på følgende spørgsmål:
- Hvem skal kontaktes? Skriv telefonnumre til IT-support, relevante leverandører og eventuelle medarbejdere.
- Hvilke systemer er vigtigst? Prioritér de programmer og oplysninger, der er nødvendige for at drive virksomheden.
- Hvor findes sikkerhedskopierne? Beskriv, hvem der har adgang til dem, og hvordan gendannelsen skal foregå.
- Hvordan informeres kunderne? Overvej, hvordan vigtige beskeder kan sendes, hvis den almindelige e-mail ikke virker.
- Hvad gør medarbejderne? Beskriv, hvem der skal træffe beslutninger, og hvordan en mistænkelig hændelse skal meldes.
- Hvordan fortsætter arbejdet midlertidigt? Undersøg, om enkelte opgaver kan løses manuelt eller gennem alternative systemer.
Planen skal være så konkret, at den kan bruges, selv når situationen er presset.
Det hjælper eksempelvis ikke meget at skrive, at virksomheden skal kontakte sin IT-leverandør, hvis leverandørens telefonnummer kun ligger i den e-mailkonto, man har mistet adgangen til.
Derfor kan det være fornuftigt at opbevare en kopi af nødplanen uden for de systemer, den skal hjælpe med at genetablere.
En papirudgave i en aflåst skuffe kan være praktisk, så længe fortrolige oplysninger og adgangsoplysninger ikke bliver opbevaret uforsvarligt.
En anden mulighed er en sikker, separat digital opbevaring, der kan tilgås, selvom virksomhedens normale arbejdscomputer ikke fungerer.
Backup er kun en del af løsningen
Det er også vigtigt at skelne mellem backup og en egentlig beredskabsplan.
En sikkerhedskopi giver mulighed for at genskabe data, men fortæller ikke nødvendigvis, hvordan virksomheden skal håndtere kunder, medarbejdere og arbejdsopgaver, mens systemerne er nede.
Derfor bør planen også beskrive den praktiske drift.
Hvis en webshop mister adgangen til sit ordresystem, kan der eksempelvis være behov for at informere kunder om forsinkelser. Hvis et regnskabsprogram er utilgængeligt, skal virksomheden vide, hvem der må tage stilling til betalinger og vigtige frister.
Jo tidligere sådanne spørgsmål bliver afklaret, desto mindre skal der improviseres under et nedbrud.
Afprøv planen, før den bliver nødvendig
En beredskabsplan er ikke færdig, blot fordi den er skrevet ned.
Den skal også kunne bruges.
Det er eksempelvis en god idé at kontrollere, om kontaktoplysningerne stadig er korrekte, og om virksomhedens vigtigste sikkerhedskopier faktisk kan genskabes.
Sikkerdigital.dk anbefaler, at virksomheder øver deres beredskab regelmæssigt. Selv en mindre øvelse kan afsløre forhold, man ellers ikke ville have tænkt på.
Prøv eksempelvis at forestille dig, at virksomhedens internetforbindelse forsvinder i en halv arbejdsdag.
Hvilke opgaver kan fortsætte? Hvilke kunder skal have besked? Og hvilke oplysninger skal være tilgængelige, for at medarbejderne kan arbejde videre?
For en mindre virksomhed behøver sådan en gennemgang ikke være omfattende. Det kan være tilstrækkeligt at afsætte lidt tid et par gange om året.
Planen bør også opdateres, når virksomheden ændrer sig.
Kommer der nye medarbejdere, andre programmer eller en ny IT-leverandør, skal de relevante oplysninger rettes. Ellers risikerer virksomheden at stå med en plan, der ikke længere passer til virkeligheden.
For selvstændige med hjemmekontor kan det desuden være nyttigt at tænke beredskabet sammen med den almindelige indretning af arbejdspladsen.
En opladet telefon, adgang til de vigtigste kontaktoplysninger og klarhed over, hvor dokumenterne er sikkerhedskopieret, kan gøre en uventet situation langt lettere at håndtere.
Der er ingen beredskabsplan, som kan forhindre alle tekniske problemer. Men der er stor forskel på at opdage et nedbrud og først derefter begynde at overveje, hvad man skal gøre, og på allerede at kende de næste skridt.
Når procedurerne er enkle, tilgængelige og afprøvede, bliver det lettere at bevare overblikket. Også på en mandag morgen, hvor computeren nægter at samarbejde, og kunderne stadig forventer, at arbejdsdagen fortsætter.
